ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

My všichni v naší společnosti BENVIG HEAT TRANSFER spol. s r.o., se sídlem: Děčínská 288, 407 22 Benešov nad Ploučnicí, IČ: 14867125, si nesmírně vážíme Vaší důvěry, kterou nám poskytujete tím, že nám svěřujete důležité informace o Vás samých – např. své jméno, kontaktní údaje, bydliště aj. I proto si dáváme velmi záležet na tom, jak je s Vaším soukromím nakládáno a jak jsou Vaše osobní údaje chráněny. K tomuto jsme přijali následující zásady, které se zavazujeme při kontaktu s Vámi dodržovat.

Veškeré zpracovávání osobních údajů, jakožto i tyto zásady, jsou v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, zejména s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („GDPR“).

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje korektně a transparentně a pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely. Vaše údaje zpracováváme v rozsahu nezbytném ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány, snažíme se je zpracovávat přesně a v co nejvyšší míře aktualizovaně, nicméně vždy po dobu ne delší, než je nezbytné. Vaše údaje chráníme před neoprávněným či protiprávním zpracováním nebo zneužitím a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Naším cílem je, abyste vždy věděli, které údaje o Vás shromažďujeme, co s nimi děláme a jak jsou zabezpečeny, jak dlouho je uchováváme a komu je případně předáváme. Rovněž chceme, abyste byli informováni, na koho se můžete obrátit v případě, že máte jakékoli pochybnosti o tomto zpracování. Rádi Vám i poradíme v tom, kde můžete vyjádřit nesouhlas s našimi postupy a stěžovat si na ně. Pokud by Vám pak nebyl nějaký pojem jasný, můžete nahlédnout do našeho Slovníku pojmů, který jsme pro Vás připravili.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Platné právní předpisy přiznávají každému subjektu údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů určitá práva, která může kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo na přístup k osobním údajům, na opravu a doplnění osobních údajů, na výmaz osobních údajů, na omezení zpracování osobních údajů, na přenositelnost údajů, právo vznést námitku a právo obrátit se na orgán dozoru (Úřad pro ochranu osobních údajů).

• Právo na přístup k osobním údajům: přísluší Vám právo získat informace o tom, jestli naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, a pokud tomu tak je, máte také právo přístupu k Vašim osobním údajům. V případě, že by však docházelo k podávání nedůvodných, nepřiměřených nebo opakovaných žádostí o tyto informace, může naše společnost požadovat přiměřený poplatek za poskytnutí těchto informací a osobních údajů, anebo též žádost odmítnout. To platí obdobně i pro uplatnění jiného práva subjektu údajů.
• Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: v případě, že máte za to, že o Vás zpracováváme nepřesné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. My poté s ohledem na technické možnosti provedeme tuto změnu údajů bez zbytečného odkladu.
• Právo na výmaz: požádáte-li o výmaz některých Vašich osobních údajů, rádi vám vyhovíme za předpokladu, že již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány, nebo pokud vznesete námitky proti zpracování Vašich údajů a k takovému zpracovávání neexistují žádné převažující oprávněné důvody. Samozřejmostí je též zajištění výmazu, pokud to naší společnosti ukládá zákonná povinnost nebo pokud by se zpracování ukázalo jako protiprávní.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů: pokud požádáte o omezení zpracování osobních údajů, například ve formě znepřístupnění, dočasného odstranění či uchování údajů, naše společnost provede právě takové úkony, které budou potřebné pro řádný výkon Vámi uplatněného práva.
• Právo na přenositelnost údajů: v případě, že byste rádi předali své osobní údaje třetí straně, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů a naše společnost je na váš pokyn může předat. Vezměte však na vědomí, že Vaší žádosti nebudeme moci vyhovět, pokud by výkonem tohoto práva byla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
• Právo vznést námitku: právo vznést námitku je možné využít proti takovým zpracováváním osobních údajů, jejichž právním důvodem je nezbytnost pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo u nichž je zpracování nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů naší společnosti. Pokud by se pak naší společnosti nepodařilo prokázat, že existuje závažný oprávněný důvod pro toto zpracování, na základě námitky toto zpracování bez zbytečného odkladu ukončíme.

KONTAKT

Při výkonu Vašich práv se na nás obracejte na e-mailovou adresu gdpr@benvig.cz nebo písemně na adrese správce (korespondenční adresa): Děčínská 288, 407 22 Benešov nad Ploučnicí, popř. využijte náš elektronický formulář zde. Vyhrazujeme si právo přiměřeným způsobem ověřit identitu žadatele o předmětná práva.

KONTAKT NA DOZOROVÝ ORGÁN

Adresa:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111 (Ústředna)
e-mail: posta@uoou.cz
datová schránka: qkbaa2n

OBCHODNÍ PARTNER

Účely zpracování osobních údajů

Při plnění smluvního vztahu s našimi obchodními partnery přiměřeně a v souladu s výše popsanými zásadami zpracováváme osobní údaje našich obchodních partnerů (v těch případech, kdy je naším obchodním partnerem právnická osoba, tak může docházet ke zpracování osobních údajů fyzických osob tuto osobu zastupujících). Naše společnost zpracovává tyto údaje zejména pro účely:

• plnění smluvních vztahů (poskytování služeb);
• plnění zákonných povinností;
• ochrany vlastních nároků, vymáhání pohledávek a obrany v případném sporu;
• marketingové komunikace vůči zákazníkům;
• zasílání nabídek dalších produktů a služeb;
• vyřizování reklamací;
• zákaznické podpory;
• komunikace s právnickou osobou prostřednictvím pověřených osob a pod.

Zpracovávané osobní údaje

Osobní údaje zpracováváme nejen manuálně, ale i automatizovaně, v souladu s účelem, pro nějž je naše společnost od subjektu osobních údajů získala, dochází ke zpracovávání těchto kategorií osobních údajů:

• identifikační osobní údaje (zejména jméno a příjmení);
• kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní kontakt, adresy);
• údaje o bankovním spojení.

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje, které poskytnete naší společnosti, jsou nadále zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů, kteří poskytují záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování osobních údajů splňovalo požadavky příslušných právních předpisů o ochraně osobních údajů podle práva České republiky a práva EU (zejména dle GDPR). Zpracovatelé osobních údajů zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů Poskytovatele a jedná se především o správce IT systémů, poskytovatele softwaru a další zpracovatele, se kterými byla uzavřena zpracovatelská smlouva upravující práva a povinnosti při zpracování osobních údajů. Osobní údaje nejsou předány zpracovatelům mimo území EU.

Pokud byste měli zájem o to zjistit, kdo vše může být v naší společnosti příjemcem Vašich osobních údajů, na vyžádání Vám takový seznam poskytneme. Samozřejmostí pro nás je, že údaje jsou zpracovávány v souladu s výše vytyčenými zásadami, Vaše údaje tedy zpřístupňujeme určitým subjektům pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování.

Jak nám též v určitých případech velí platné právní předpisy, můžeme Vaše osobní údaje poskytnout i orgánům veřejné moci za předpokladu, že jsou dotyčné zákonné podmínky naplněny.

Osobní údaje třetích osob

Všechny osobní údaje třetích osob (zákazníků nebo zaměstnanců obchodních partnerů a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci s naší společností) budou též zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy a těmito zásadami zpracování, vždy za účelem, pro který nám byly tyto osobní údaje poskytnuty. Může se jednat o jiné údaje, které obdržíme od obchodních partnerů v souvislosti s uzavíráním či plněním smlouvy.

Vezměte prosím na vědomí, že budeme zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu s obchodním partnerem a dále případně i po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy. V odůvodněných případech může vzniknout potřeba uchovávat určité údaje po delší dobu, to však pouze výjimečně v souvislosti s konkrétním případem (typicky pro ochranu práv naší společnosti). Vezměte, prosím, na vědomí, že je zodpovědností každého obchodního partnera, aby rádně poučil své zaměstnance a zákazníky o zpracovávání daných osobních údajů naší společností. To platí obdobně též pro údaje dalších fyzických osob, které spolupracují s naší společností na straně obchodního partnera.

Doba uchování

Pro řádné plnění závazků, které vůči Vám naše společnost má, zpracováváme a uchováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání právních vztahů a po dobu nezbytně nutnou z hlediska účelu zpracování nebo podle platných právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů, podle nichž jsme je povinni jakožto správce osobních údajů uchovávat.

Souhlas ke zpracovávání

V případě, že jste nám svěřili svou důvěru a poskytli jste nám výslovný souhlas se zpracováváním osobních údajů (např. pro naše marketingové a obchodní účely, uchování údajů o typovém chování, vypracování analýz a dále soubor činností, jejichž účelem je informování o produktech a službách správce, o pořádaných akcích, konaných veletrzích a výstavách souvisejících s oborem/činností správce, vytváření cílených nabídek, jakož i samotné oslovení jménem správce s obchodní nabídkou produktů a služeb, a to písemně, telefonicky nebo elektronickou formou prostřednictvím kontaktů, které subjekt údajů správci poskytl apod.), měli byste být informování o dalších pro Vás významných skutečnostech. Udělením souhlasu se zpracováním osobních údajů není podmiňováno poskytnutí jakýchkoliv služeb nebo produktů, udělujete ho tedy dobrovolně a samozřejmě bezplatně. Tento souhlas pak můžete kdykoliv odvolat projevem vůle zaslaným na adresu správce nebo jiným předem dohodnutým způsobem a s tímto odvoláním souhlasu nehrozí žádné sankce nebo jiné znevýhodnění, a to způsobem stanoveným pro výkon Vašich práv (Práva subjektů údajů).

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvoláním souhlasu není rovněž dotčena povinnost správce zpracovávat osobní údaje na základě jiného zákonného důvodu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v příslušných právních předpisech).

Pokud tento souhlas tedy nebude dříve odvolán, je obvykle udělován na dobu deseti (10) let, pokud není v žádosti o udělení souhlasu uvedena jiná doba. Udělením souhlasu se zpracováním svých osobních údajů subjekt souhlasí i se zpracováním těchto údajů třetí osobou odlišnou od správce (tj. zpracovatel osobních údajů), kterou správce pověřuje zpracováním osobních údajů.

ZAMĚSTNANEC

Pro naši společnost je velmi důležité, abyste věděli, jak je u nás s Vašimi osobními údaji zacházeno a jak je zabezpečujeme. Naším cílem je, abyste vždy věděli, které údaje o Vás shromažďujeme, co s nimi děláme a jak jsou zabezpečeny, jak dlouho je uchováváme a komu je případně předáváme. Též chceme, abyste byli informováni, na koho se můžete obrátit v případě, že máte jakékoli pochybnosti o tomto zpracování či byste chtěli zpracovávání Vašich údajů nějak ovlivnit. Rádi Vám i poradíme v tom, kde můžete vyjádřit nesouhlas s našimi postupy a stěžovat si na ně. Pokud by Vám pak nebyl nějaký pojem jasný, můžete nahlédnout do našeho Slovníku pojmů, který jsme pro Vás připravili.

Pro plnění pracovněprávních vztahů zpracováváme osobní údaje našich zaměstnanců v souladu se všemi platnými předpisy a zásadami v oblasti ochrany osobních údajů a dbáme na to, aby byli o všech svých právech informováni a aby jejich údaje byly náležitě chráněny.

Přesnější specifikace rozsahu zpracovávaných osobních údajů zaměstnanců, účelů jejich zpracování, doby, po kterou jsou zpracovávány, včetně příslušných poučení, jsou nedílnou součástí vnitřního předpisu Zásady zpracování a ochrany osobních údajů, se kterým jsou všichni naši zaměstnanci seznamováni.

UCHAZEČ O ZAMĚSTNÁNÍ

Pro naši společnost je velmi důležité, abyste věděli, jak je u nás s Vašimi osobními údaji zacházeno a jak je zabezpečujeme. Naším cílem je, abyste vždy věděli, které údaje o Vás shromažďujeme, co s nimi děláme a jak jsou zabezpečeny, jak dlouho je uchováváme a komu je případně předáváme. Též chceme, abyste byli informováni, na koho se můžete obrátit v případě, že máte jakékoli pochybnosti o tomto zpracování či byste chtěli zpracovávání Vašich údajů nějak ovlivnit. Rádi Vám i poradíme v tom, kde můžete vyjádřit nesouhlas s našimi postupy a stěžovat si na ně. Pokud by Vám pak nebyl nějaký pojem jasný, můžete nahlédnout do našeho Slovníku pojmů, který jsme pro Vás připravili

Účely zpracování osobních údajů

V případě Vašeho zájmu o pracovní pozici v naší společnosti zpracováváme některé Vaše osobní údaje především pro účely:

• náborového procesu;
• uzavření pracovní smlouvy;
• plnění ostatních zákonných povinností (např. poskytování informací orgánům činným v trestním řízení případně dalším orgánům veřejné moci).

Zpracovávané osobní údaje

Naše společnost zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání v rozsahu formuláře zaměstnavatele nezbytného pro výběr vhodného kandidáta na otevřenou pracovní pozici. Osobní údaje zpracováváme nejen manuálně, ale i automatizovaně. A v souladu s účelem, pro nějž je naše společnost od subjektu osobních údajů získala, dochází ke zpracovávání těchto kategorií osobních údajů:

• jméno a příjmení;
• místo narození;
• adresa a kontaktní údaje;
• datum narození (věk);
• národnost;
• zdravotní problémy a rizika s ohledem na výkon práce;
• údaje o vzdělání a jiné údaje uvedené v životopise zájemce.

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje, které poskytnete naší společnosti, jsou nadále zpřístupněny pouze určitým našim oprávněným zaměstnancům, a to personálnímu oddělení, vedoucímu zaměstnanci, příp. managementu za účelem výběru vhodného kandidáta. Nedochází tedy k předávání osobních údajů uchazečů o zaměstnání žádným dalším zpracovatelům. Samozřejmostí pro nás je, že údaje jsou zpracovávány v souladu s výše vytyčenými zásadami, Vaše údaje tedy zpřístupňujeme pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování. Jak nám též v určitých případech velí platné právní předpisy, můžeme Vaše osobní údaje poskytnout i orgánům veřejné moci za předpokladu, že jsou dotyčné zákonné podmínky naplněny.

Doba uchování

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění účelu zpracování a dále po dobu, na kterou dal uchazeč o zaměstnání souhlas se zpracováním osobních údajů. Jelikož nejsme oprávněni zpracovávat osobní údaje neúspěšných uchazečů po ukončení výběrového řízení, tyto osobní údaje nadále nezpracováváme, pokud k dalšímu zpracování neudělí uchazeč souhlas. Veškeré údaje jsou po ukončení výběrového řízení v případě udělené souhlasu neúspěšného uchazeče uloženy a zabezpečeny na personálním oddělení bez přístupu neoprávněných osob po dobu uvedenou v souhlase, v případě neudělení souhlasu neúspěšného uchazeče budou skartovány/vymazány, popř. vráceny neúspěšnému uchazeči. Údaje úspěšného uchazeče jsou založeny do osobního spisu zaměstnance.

SLOVNÍK POJMŮ

Pro účely tohoto dokumentu se v souladu s GDPR rozumí:

• anonymním údajem takový údaj, který se netýká identifikované či identifikovatelné fyzické osoby, a to i pokud přestal být identifikovatelným i pozdějším procesem anonymizace; takový údaj není tedy osobním údajem pro účely tohoto dokumentu;
• biometrickými údaji osobní údaje vyplývající z konkrétního technického zpracování týkající se fyzických či fyziologických znaků nebo znaků chování fyzické osoby, které umožňuje nebo potvrzuje jedinečnou identifikaci, například zobrazení obličeje nebo daktyloskopické údaje;
• dozorovým orgánem (též orgán dozoru) nezávislý orgán veřejné moci zřízený ke kontrole v oblasti ochrany osobních údajů; v České republice je jím Úřad pro ochranu osobních údajů;
• evidencí (též databází) jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska;
• omezením zpracování označení uložených osobních údajů za účelem omezení jejich zpracování v budoucnu;
• osobním údajem veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (viz subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
• porušením zabezpečení osobních údajů porušení zabezpečení, které vede k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů;
• profilováním jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se např. jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu;
• příjemcem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli (za příjemce se nepovažují orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s platnými právními předpisy);
• pseudonymizací zpracování osobních údajů tak, že již nemohou být přiřazeny konkrétnímu subjektu údajů bez použití dodatečných informací, pokud jsou tyto dodatečné informace uchovávány odděleně a vztahují se na ně technická a organizační opatření, aby bylo zajištěno, že nebudou přiřazeny identifikované či identifikovatelné fyzické osobě;
• souhlasem subjektu údajů jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů;
• správcem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; za správce se pro tento dokument považuje naše společnost BENVIG HEAT TRANSFER spol. s r.o. ;
• subjektem údajů identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba (nikoliv osoba právnická – společnost nebo organizace);
• třetí stranou fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů;
• zpracovatelem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce;
• zpracováním osobních údajů jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení;
• zvláštní kategorií osobních údajů osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.